Проблеми одержання та зберігання архівних документів у незалежній Україні (1991-2006 рр.)

Проблеми одержання та зберігання архівних документів у незалежній Україні (1991-2006 рр.)

 

Наталія МЕНЬКІВСЬКА, асистент кафедри

документознавства та інформаційної діяльності

Білоцерківського інституту економіки та управління

Університету «Україна»

 

УДК 930.251 (477)

 

Анотація. Розглянуто проблеми одержання та зберігання архівних документів у період відновлення та закріплення незалежності України. Одними із пріоритетних завдань державних архівів у цей період стали формування Національного архівного фонду, поповнення його документами, в яких відображалися проблеми щодо стану розбудови української державності та шляхи її реформування, а також забезпечення збереженості архівних документів.

Ключові терміни: одержання, зберігання, інформаційна діяльність, Національний архівний фонд, архівний документ.

 

Аннотация. Рассмотрены проблемы получения и хранения архивных документов в первые годы независимости Украины. Одними из приоритетных заданий государственных архивов в этот период стало формирование Национального архивного фонда и пополнения его документами, в которых отражались проблемы развития украинской государственности, а также пути ее реформирования, и обеспечения сохранности архивных документов.

Ключевые термины: получение, хранение, информационная деятельность, Национальный архивный фонд, архивный документ.

 

Summary. The problems of receiving and saving of archive documents during the restoration and consolidation of Ukraine's independence have been considered. The formation of National Archive Fund, its updating with documents showing the problems of the condition development of Ukrainian statehood and ways of its reformation, and the provision of archive documents saving were the priorities of the state archives in this period.

Key words: receiving, saving, information activity, the National Archives Fund, archive document.

 

Одними з головних характеристик третього тисячоліття є стрімке зростання темпів глобалізації, що розпочалося ще у ХХ ст., та перехід до постіндустріального інформаційного суспільства, в якому пріоритетним процесом стає обмін інформацією, знаннями, ідеями, емоціями між людьми, що обумовлено цілою низкою факторів, прийнятих у суспільстві. Тобто значна увага приділяється соціальним комунікаціям, в основі яких лежить інформаційний чинник. Це створює підґрунтя для нового розуміння архіву як суб’єкта інформаційно-комунікаційних процесів. Архіви постійно здійснюють інформаційну діяльність з метою забезпечення суспільства ретроспективною інформацією. Інформаційно-комунікаційна сфера діяльності архівів потребує особливої уваги, оскільки користувачі мають право вимагати від архівних установ надання достовірних інформаційних послуг. Невід’ємною складовою інформаційної діяльності державних архівів є одержання та зберігання архівних документів. Ці процеси зазнали певних змін зі здобуттям Україною незалежності, що вимагає їх детального дослідження.

Аналіз останніх досліджень із зазначеної теми свідчить про інтерес науковців до теоретичних та прикладних аспектів окресленої проблеми. Одержання та зберігання архівних документів у період становлення української державності частково висвітлені у працях таких вітчизняних вчених, як Лозицький В., Ляхоцький В., Селіверстова К., Пиріг Р., Прокшева Т., Шурубура А. та інших. Праці згаданих науковців та дослідників дають можливість з’ясувати сучасний стан та перспективи розвитку теми дослідження. Проте, на сьогодні залишається актуальним і потребує подальшого узагальнення аналіз одержання та зберігання архівних документів з точки зору інформаційної діяльності державних архівів.

Формування Національного архівного фонду України та забезпечення збереженості архівних документів стали одними із пріоритетних завдань державних архівів у період відновлення та закріплення незалежності України. Одними із найважливіших обов’язків архівних установ у цей час стало поповнення НАФ документами, в яких відображалися проблеми щодо стану розбудови української державності та шляхи її реформування.

Головну роль у формуванні та забезпеченні збереженості документів Національного архівного фонду відіграють центральні державні архіви, які створюються за рішенням Кабінету Міністрів України та безпосередньо підпорядковуються Держкомархіву.

Ядро Національного архівного фонду України складає мережа державних архівів, побудова якої відповідає структурі державницького устрою суспільства і становить класичну ієрархічну систему [4, с. 44].

Центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства є Державний комітет архівів (Держкомархів) України, який утворений згідно з Указом Президента України «Про зміни у структурі центральних органів виконавчої влади» (№ 1573 від 15 грудня 1999 р.). Він прийшов на зміну Головному архівному управлінню України, що діяло у березні-грудні 1999 р., Головному архівному управлінню при Кабінеті міністрів України, існуючому у 1992-1999 рр. та Головархіву радянської доби. Формування Національного архівного фонду та забезпечення належних умов його зберігання є першочерговими завданнями комітету.

На початок ХХІ ст. розгалужена мережа державних архівів, підпорядкована Держкомархіву України, включала 789 установ:

-           7 центральних державних архівів України (Центральний державний архів вищих органів влади і управління України; Центральний державний архів громадських об’єднань України; Центральний державний історичний архів, м. Київ; Центральний державний історичний архів, м. Львів; Центральний державний кінофотофоноархів України ім. Г.С. Пшеничного; Центральний державний науково-технічний архів України; Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України;

-           Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД, утворений 1994 р.);

-           Науково-довідкова бібліотека центральних державних архівів України;

-           Державний центр збереження документів НАФ;

-           Державний архів в Автономній Республіці Крим;

-           24 державних архівів областей;

-           державні архіви міст Києва і Севастополя;

-           487 архівних відділів райдержадміністрацій;

-           163 архівних відділи міських рад [1, с. 27].

Внаслідок здобуття незалежності Україна вперше у своїй історії приступила до реального формування Національного архівного фонду. Основою його стали вітчизняна частина Державного архівного фонду СРСР, а також передані на державне зберігання архіви та документи поточного діловодства Компартії та ЛКСМ України, деякі категорії архівних документів КДБ УРСР. Було ліквідовано існування в Україні двох паралельних архівних Фондів і зроблено рішучі кроки по інтеграції національних архівних надбань, які поповнилися 13 млн. справ. Були окреслені головні контури Національного архівного фонду, підготовлене його законодавче закріплення [7, с. 23].

Важливою функцією архівів є відбір документів на зберігання, який базується на спеціальних дослідженнях у галузі теорії і методики експертизи цінності документів. Зміни в суспільстві, що торкнулись усіх сфер його життя та діяльності, впливають і на експертизу цінності документів. Науковий аналіз принципів і методів цієї експертизи дасть змогу визначити, що саме з практики експертизи слід зберегти, а що – переглянути й розробити заново. До середини 90-х рр. ХХ ст. співробітниками сектору формування Національного архівного фонду спільно з Головним архівним управлінням закінчено розроблення теми «Критерії віднесення документів НАФ до унікальних документальних пам’яток, включення до Державного реєстру національного культурного надбання», результатом якої стали методичні рекомендації по виявленню унікальних документальних пам’яток Національного архівного фонду України, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, організацію обліку та зберігання [5, с. 8].

Вагомим кроком щодо забезпечення функціонування НАФ, зокрема збирання і зберігання архівних документів стало прийняття головного архівного Закону «Про Національний архівний фонд та архівні документи» у грудні 1993 р. Ця подіяла сприяла також налагодженню передачі в Україну низки документних комплексів, особових фондів та мікрофотокопій документів, що знаходилися на зберіганні в інших країнах світу.

У 90-х рр. ХХ ст. значно розширилося надходження до складу НАФ документації об’єднань громадян, підприємств, установ, організацій, заснованих на колективній і приватній формах власності; справ та окремих документів особового походження від українських громадян, мешканців далекого та ближнього зарубіжжя; науково-технічної документації та кінофотоаудіодокументів, а згодом відео документів.

В архівних підрозділах організацій, підприємств, установ недержавної форми власності постійно зберігалася значна кількість документації, що мала історико-культурну чи наукову цінність і мала бути внесеною до НАФ. Постійний контроль за умовами їхнього зберігання та використання архівної інформації здійснювали державні архівні установи.

Понад 150 тис. справ вищих органів влади і управління, які неодноразово зазнавали реорганізації наприкінці ХХ ст., було впорядковано та передано на збереження ЦДАВО України

У період із 1991 по 1995 рр. державними архівами України було прийнято 10,2 млн. справ архівного фонду КПРС, понад 4 млн. справ документів з управлінської діяльності, 108 тис. од.зб. кінофотофонодокументів, біля 33,5 тис. од. зб. науково-технічної документації, 1,8 млн. справ від органів безпеки. Загалом, наведені цифри значно перевищували показники 1985-1990 рр.

З кінця 1991 р. державними архівами велася робота з обліковою документацію партійних архівів, яку впорядковували відповідно до єдиних форм державного обліку документів НАФ. Необхідно було завести понад 45 тис. справ фондів, перескласти на майже 11 млн. справ більш як 65 тис. листів фондів тощо.

Реформування усіх галузей народного господарювання з метою становлення та закріплення української державності також впливало на формування НАФ. Державні архіви окрім планового приймання майже щороку були змушені приймати тисячі справ реорганізованих чи ліквідованих підприємств, установ та організацій різних форм власності. Приймання документів відбувалося у терміновому порядку. Особливого напруження ця робота набула у 2000 році, коли проводилися адміністративна та аграрна реформи.

Велику роботу було проведено відповідно до указів Президента України, виданих на початку 2000 р., про реформування колективних сільгосппідприємств, яких у країні налічувалося 11,5 тис. Державні архівні установи вживали заходів щодо забезпечення збереженості документів КСП. За ініціативою Держкомархіву Кабінет Міністрів України доручив Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним державним адміністраціям забезпечити зберігання документації колективних сільгосппідприємств, що ліквідувалися, шляхом виділення архівним відділам райдержадміністрацій додаткових приміщень і штатної чисельності працівників. Аналогічне розпорядження було прийнято в усіх регіонах України. 90 % документів з основної діяльності та особового складу працівників колишніх сільгосппідприємств було впорядковано та внесено до описів державного зразка. Переважна більшість цих справ надійшла на державне зберігання, або під контролем архівних установ їх було передано правонаступникам КСП [6, с. 569].

Питання щодо стану забезпечення збереженості документів колишніх радгоспів і колгоспів було винесене на розгляд Держкомархіву у квітні 2001 р., у результаті чого було обговорено і прийнято низку заходів, які передбачали завершення робіт із впорядкування, приймання та обліку зазначених документів уже до кінця року.

Протягом перших 10 років незалежності України відбулися значні політичні та соціально-економічні зміни, що впливало на поповнення НАФ значною кількістю документів управлінських органів усіх рівнів, установ соціально-культурної сфери, наукових та навчальних закладів, торгівлі, добровільних об’єднань громадян, що займалися різними напрямками діяльності.

З метою методичного забезпечення формування НАФ Держкомархів за допомогою інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ підготував перелік типових документів, відомчі переліки документів Національного і комерційних банків, Державної митної служби, народних судів, установ Гідрометкому, ряд примірних і типових номенклатур справ. Було майже закінчено роботу над переліками документів Міністерства оборони, Міністерства внутрішніх справ, доповненнями до Переліку типових документів [6, с. 569].

У цей період також було активізовано роботу щодо оптимізації складу документів районних та міських державних архівів, у результаті чого проводилися цільові комплексні експертизи цінності документів.

Щорічно госпрозрахунковими підрозділами державних архівних установ на договірних засадах опрацьовувалися та складалися описи 130-150 тис. справ підприємств, організацій, установ різних форм власності, які мали різні строки зберігання.

Проте успішному та досконалому формуванню НАФ перешкоджали труднощі, з якими стикалися архівні установи, що були бюджетними організаціями. Передусім, це пов’язано з відсутністю у сховищах державних архівних установ вільних площ, внаслідок чого деякі державні архіви припиняли комплектування.

Збереженість архівних документів у першій половині 90-х рр. ХХ ст., за словами В. Лозицького, було однією з першочергових турбот Головархіву України як органу державного управління, який відповідав за НАФ України [3, с. 51].

Проте, як зазначав Р. Пиріг, усередині 90-х рр. ХХ ст. стійкою залишалася тенденція хронічного зменшення державного фінансування потреб архівної галузі. У свою чергу це породжувало суттєве погіршення умов зберігання документів, посилення негативного впливу фізичних факторів, неможливість впровадження новітніх архівних технологій. Державні архівосховища вичерпали резерви площ для зберігання документів, багато архівних установ уже тривалий час не комплектувалися. Великі масиви документів зберігалися в архівах зі змінним складом, де були відсутні елементарні умови для забезпечення схоронності документів. Зведення сучасних архівосховищ із новітнім технологічним обладнанням, зазначав вчений, державі на той час були не під силу [7, с. 26].

Забезпечення збереженості архівних документів як найвідповідальніше завдання визначає і Закон України «Про Національний архівний фонд і архівні установи». Тому центральним виконавчим органом в архівній галузі здійснюються практичні заходи по створенню відповідних умов зберігання документів, найбільш дійовим та ефективним серед яких є проведення громадських оглядів стану збереженості документів у державних архівах.

Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами» від 17 травня 1998 р. надала додаткову можливість державним архівам зміцнювати та поповнювати їхню матеріально-технічну базу. Кошти, які отримувалися за надання платних послуг, використовувалися для придбання модернізованих технічних засобів та виконання робіт. Також для вирішення цих питань почали залучати спонсорську допомогу. Також деякі можливості для зміцнення матеріально-технічної бази та отримання додаткових коштів надала Програма збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 рр., затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 15 вересня 1999 р. Серед завдань Програми були державний облік документів, які є національним і культурним надбанням, консервація і репрографія архівних фондів, а також їх охорона.

Програма збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 рр. орієнтована на розв’язання комплексу проблем зберігання, консервації, реставрації та репрографії (копіювання) духовної спадщини держави. Головна мета – забезпечити фізичне збереження архівних фондів на якомога довший час. Програма передбачала здійснити такі заходи: зберігати (а нерідко й рятувати) інформацію, зафіксовану на конкретному носії; зберігати документи, матеріальна основа яких дорожча, цінніша за інформацію, що у них міститься; створювати умови для довготривалого гарантованого збереження нових надходжень в архівні фонди, вживаючи попереджувальні заходи. Як свідчить світовий досвід, неможливо одночасно забезпечити збереження всіх друкованих або рукописних документів у первісному вигляді. Отже, йдеться, насамперед, про перенесення їхнього змісту на інші носії інформації (мікрофільми, мікрофіші, магнітні стрічки, комп’ютерні дискети, оптичні диски тощо). Щоб зберегти документи, матеріальна основа яких цінніша за інформацію, потрібно здійснити комплекс робіт із консервації (збереження первісного вигляду на максимально тривалий час), реставрації та копіювання. Для поточних документів, що надходять до фондів архівів, необхідне друкування на папері довготривалого використання. Все це потребує належної матеріально-технічної бази, кадрів відповідного рівня кваліфікації [8, с. 9].

Подальшому зміцненню матеріально-технічної бази сприяло розпорядження Президента України «Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи» від 2 вересня 2000 р. Відповідні розпорядження були прийняті у більшості областей з метою закріплення визначених шляхів покращення діяльності архівних установ.

Однак, у перші 15 років незалежності нашої держави деградація матеріально-технічної бази залишалася однією з найсуттєвіших негативних тенденцій архівної сфери.

Протягом 1991-2006 рр. архівними установами була проведена значна робота по організації своєчасного відбору до Національного архівного фонду різноманітних документів та приймання їх на державне зберігання. Протягом 1991-2001 рр. майже 19 млн. од.зб. різних видів документів надійшло до складу НАФ, який на початку 2001 року складав близько 60 млн справ.

Станом на 1 січня 2002 р. НАФ України налічував 60 млн. од.зб., у тому числі в системі Держкомархіву було зосереджено 52,1 млн. справ, серед яких документів науково-технічної документації – 639 тис., кінодокументів – 69,9 тис., фотодокументів – понад 1 млн., фонодокументів – понад 31,6 тис. од.зб.

У перші роки ХХІ ст. усе ще тривала робота по забезпеченню якісного формування НАФ України. Склад джерел комплектування державних і комунальних архівів урізноманітнився новими установами різної форми власності, громадсько-політичними партіями і рухами. У 2004 році, зокрема, на обліку знаходилося 35263 установи, що були джерелами комплектування зазначених архівів. Активізувалася робота архівних установ із виявлення та обліку установ-джерел формування Національного архівного фонду. Розпочато складання нових списків установ відповідно до «Основних правил роботи державних архівів». Водночас спостерігалася тенденція зменшення джерел комплектування державних і комунальних архівів. Так, порівняно з 2000 роком їхня кількість скоротилася на 4119 установ (або майже на 11%) [2].

У 2004 році на постійне зберігання прийнято 689,2 тис. од. зб., у тому числі: 358,4 тис. справ управлінської документації; 8,6 тис. справ науково-технічної документації; 13,4 тис. од. зб. кіно-, відео-, фото-, фонодокументів; 2,8 тис. од. зб. (та 44,3 тис. документів) особового походження, 305,9 тис. справ з особового складу ліквідованих підприємств, установ, організацій різних форм власності [2].

У 2005 році поповнення Національного архівного фонду України відбувалося в цілому документами з сучасної історії України. На постійне зберігання надійшло 736671. од. зб., у тому числі: 359769 од. зб. управлінської документації; 7641 од. зб. науково-технічної документації; 13486 од. зб. кіно-, відео-, фото-, фонодокументів; 2796 од. зб. (та 38014 документів) особового походження, 352979 од. зб. з особового складу ліквідованих підприємств, установ, організацій різних форм власності. Основну увагу було приділено прийманню документів органів державної влади та інших центральних установ: до ЦДАВО надійшло 12, 6 тис. справ від 25 фондоутворювачів, серед яких Верховна Рада України, Міністерство фінансів УРСР, Міністерство юстиції УРСР, Міністерство народної освіти УРСР, ЦВК (документація з виборів Президента України 2004 р.) тощо [2].

У 2006 р. архівні установи України загалом забезпечили поповнення Національного архівного фонду документами, які відображають економічне, соціально-політичне і духовне життя суспільства. На постійне зберігання надійшло 772025 од. зб., у тому числі: 498544  управлінської документації; 5232 од. зб. науково-технічної документації; 14842 од. зб. кіно-, відео-, фото-, фонодокументів; 4010 од. зб. (та 46299 документів) особового походження, 249397 од. зб. з особового складу ліквідованих підприємств, установ, організацій різних форм власності [2].

Отже, однією з основних практичних проблем сучасної архівної справи є організація інформаційної діяльності державних архівів, що є невід’ємною складовою соціальних комунікацій держави. В умовах переходу до формування інформаційного суспільства надзвичайного значення набуває створення широко доступної системи документної інформації Національного архівного фонду. Цьому сприятиме вирішення проблем одержання та зберігання архівних документів. Протягом перших 15 років незалежності України відбулися значні політичні та соціально-економічні зміни, що впливало на поповнення НАФ значною кількістю документів управлінських органів усіх рівнів, установ соціально-культурної сфери, наукових та навчальних закладів, торгівлі, добровільних об’єднань громадян, що займалися різними напрямками діяльності, що можна вважати як позитивний момент. Проте, це у свою чергу викликало низку проблем, пов’язаних із організацією своєчасного відбору до Національного архівного фонду різноманітних документів та приймання їх на державне зберігання та матеріально-технічною базою, а саме відсутністю у сховищах державних архівних установ вільних площ, внаслідок чого деякі державні архіви припиняли комплектування. Проблема одержання та зберігання архівних документів продовжує залишатися актуальною та потребує подальших досліджень.

 

Список використаних джерел

  1. Архівні установи України : довідник. Т. 1. Державні архіви / Держкомархів України, УНДІАСД ; редкол. : Г. В. Боряк (голова). І. Б. Матяш, Г. В. Папакін. – 2-е вид., доп. – К., 2005. – 692 с. – (Архівні зібрання України. Спеціальні довідники).
  2. Інформуємо громадськість. Діяльність Держкомархіву [Електронний ресурс]. – Режим доступу http://www.archives.gov.ua/Archives/Public.php#1 , вільний. – Назва з екрану.
  3. Лозицький В. Національний архівний фонд як складова частина інформаційних ресурсів суспільства / В. Лозицький // Студії з архівної справи та документознавства. – 1998. – Том 3. – С. 51-52.
  4. Ляхоцький В. Організація архівної справи в Україні : тенденції, шляхи модернізації / В. Ляхоцький, К. Селіверстова // Студії з архівної справи та документознавства. – 1999. – Том 4. – С. 33-51.
  5. Ляхоцький В. Основні напрями діяльності Українського державного науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства / В. Ляхоцький // Студії з архівної справи та документознавства. – 1996. – Том 1. – С. 4-12.
  6. Нариси історії архівної справи в Україні : навч. посіб. для студ. іст. ф-тів вищ. навч. закл. / С. В. Абросимова, В. В. Бездрабко, В. В. Болдирєв та ін. ; за заг. ред. І. Матяш та К. Климової. – К.: Видавничий дім «КМ Академія», 2002. – 609 с.
  7. Пиріг Р.Я. Сучасне архівне будівництво і вітчизняне архівознавство / Р. Я. Пиріг // Українське архівознавство : історія, сучасний стан та перспективи : наукові доповіді Всеукраїнської конференції, 19-20 листопада 1996 р. : у 2 частинах / В. Ляхоцький, І. Матяш (упоряд.) ; Київ. ун-т ім. Т. Шевченка, Спілка архівістів України. – К., 1997. – Ч. 1. – С. 23-28.
  8. Прокшева Т. Державна програма збереження бібліотечних і архівних фондів / Т. Прокшева, К. Селіверстова, А. Шурубура // Студії з архівної справи та документознавства. – 2000. – Том 6. – С. 7-9.

 

ОСВІТА РЕГІОНУ.

ПОЛІТОЛОГІЯ, ПСИХОЛОГІЯ, КОМУНІКАЦІЇ.

Український науковий журнал, 2011, №4

автор: Наталія Меньківська, асистент кафедри документознавства та інформаційної діяльності Білоцерківського інституту економіки та управління Університету «Україна»

видання: Український науковий журнал "Освіта регіону.Політологія, психологія, комунікації", 2011, №4, час видання: 2011

адреса видання: http://www.social-science.com.ua/


27/02/2012